Osób, które decydują się założyć jednoosobową działalność gospodarczą, przybywa z każdym rokiem. Nie powinno to dziwić – w wielu przypadkach samozatrudnienie to jedyna szansa na wyrwanie się z kręgu bezrobocia, czy też rozpoczęcie satysfakcjonującej kariery zawodowej. Niniejszy artykuł kierujemy do wszystkich tych, którzy mają ambicję stać się dla siebie własnymi nie tylko szefami, ale i księgowymi.

 Podjęcie decyzji o tym, aby samodzielnie prowadzić księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej, jest kuszące z jednego, ale za to niezwykle istotnego powodu – w ten sposób można znacząco ograniczyć miesięczne koszty związane z funkcjonowaniem firmy. Wystarczy dobry program księgowy, znajomość podstaw księgowości i przepisów podatkowych, a także ogólna wiedza dotycząca prowadzenia działalności gospodarczej. Na dodatek, nie jest wymagane w tym kontekście posiadanie jakichkolwiek certyfikatów czy zezwoleń. Przeczytaj nasz poradnik i przekonaj się, że prowadzenie księgowości na własną rękę naprawdę nie musi być problemem.

Samodzielna księgowość w jednoosobowej działalności gospodarczej – wstępne formalności

W wymaganym przy zakładaniu działalności gospodarczej wniosku rejestracyjnym CEIDG-1, znajdują się dwa pola, które wprost odnoszą się do kwestii związanych z księgowością. To dane podmiotu prowadzącego księgowość firmy, a także adres, pod którym będzie przechowywana jej dokumentacja rachunkowa.

Początkujący przedsiębiorca, który zamierza zajmować się księgowością samodzielnie, może pozostawić te pozycje formularza puste lub wpisać w nie dane swojej firmy. Natomiast w przypadku osób, które dotychczas korzystały z usług biura rachunkowego, i to jego dane podawały we wniosku, konieczne jest dokonanie bezpłatnej aktualizacji wpisu do CEIDG. Trzeba tylko pamiętać, aby dokonać jej w terminie 7 dni od wystąpienia zmian w tym zakresie.

 

Obowiązki księgowe w jednoosobowej działalności gospodarczej

To, jakim dokładnie obowiązkom będzie podlegał przedsiębiorca, zależy przede wszystkim od wybranej przez niego formy opodatkowania: ryczałt ewidencjonowany obliguje do księgowania przychodów firmy, natomiast podatkowa księga przychodów i rozchodów – do ewidencjonowania sprzedaży i wydatków przedsiębiorstwa.

Osoba rozliczająca swoją działalność na uproszczonych zasadach jest ponadto zobowiązana do prowadzenia m.in:

  • rejestrów VAT (o ile jest czynnym podatnikiem VAT),
  • ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dotyczy zakupów o wartości powyżej 3,5 tys. zł),
  • ewidencji wyposażenia (dotyczy elementów wyposażenia o wartości przekraczającej 1,5 tys. zł),
  • ewidencji przebiegu pojazdu (o ile do celów związanych z prowadzeniem firmy wykorzystuje samochód prywatny).

Oczywiście prowadzenie działalności gospodarczej wymaga również wywiązywania się w terminie z obowiązków o charakterze podatkowym, a także odpowiedniego przechowywania dokumentacji księgowo-finansowej.

Powyższe wyliczenia nie pozostawiają wątpliwości, że kwestii o które musi zadbać przedsiębiorca jest naprawdę sporo.

 Program księgowy – nieoceniona pomoc

Bez wsparcia odpowiedniego programu księgowego, samodzielne prowadzenie księgowości będzie nie tylko trudne, ale i ryzykowne. Nawet sumiennemu i dobrze zaznajomionemu z rachunkowością przedsiębiorcy, może przytrafić się jakieś niedopatrzenie czy błąd, skutkujący niepotrzebnym stresem, a w skrajnym wypadku – poniesieniem dotkliwych konsekwencji finansowych. Dlatego też „samodzielnym” przedsiębiorcom zaleca się skorzystanie z aplikacji stacjonarnej bądź narzędzia online (takiego jak mKsięgowość), które zautomatyzuje procesy księgowe i zapewni pewność co do prawidłowości rozliczeń.

W przypadku bezpłatnej mKsięgowości Start – produktu łączącego zalety konta bankowego i modułu księgowego – rola przedsiębiorcy sprowadza się niemal wyłącznie do wystawiania i wprowadzania do systemu dokumentów księgowych. Na ich podstawie program prowadzi księgi i ewidencje, automatycznie wylicza kwoty podatków do zapłacenia, a także generuje deklaracje podatkowe, które można od razu przesłać do urzędu. Co ważne, przedsiębiorca ma tutaj ponadto zapewnione: całodobowy dostęp do wszystkich dokumentów firmowych, możliwość wykonywania przelewów podatkowych za pomocą jednego kliknięcia, czy opcji automatycznego pobierania z faktur danych do przelewów. W razie potrzeby może też skorzystać z płatnych wariantów usługi – pozwalających korzystać z kompleksowego wsparcia biura rachunkowego online, zachowując przy tym jednocześnie dostęp do całej funkcjonalności aplikacji księgowej.

Przygotowanie programu księgowego do pracy

Pierwszym krokiem, jaki trzeba wykonać, aby móc w łatwy i wygodny sposób prowadzić rozliczenia, jest odpowiednie skonfigurowanie programu księgowego. Zajmuje to krótką chwilę, a korzyści z tego tytułu będą odczuwalne przez cały okres samodzielnego prowadzenia księgowości.

Większość programów księgowych wymaga wprowadzenia informacji:

  • dotyczących przedsiębiorcy oraz prowadzonej przez niego firmy (m.in. imię i nazwisko, adres, REGON, NIP, itp.),
  • o wybranej formie opodatkowania i okresie rozliczania podatków (miesięczny bądź kwartalny),
  • o rodzaju płaconego ZUS-u (pełna składka ZUS bądź preferencyjna, z ubezpieczeniem chorobowym czy bez, itp.),
  • o posiadanych pojazdach firmowych i innych środkach trwałych,
  • dotyczących KPiR oraz VAT (podaje się zapisy z ostatniej strony księgi i z ostatniej deklaracji VAT – o ile działalność jest prowadzona już od jakiegoś czasu).

To właśnie dzięki dysponowaniu tego rodzaju danymi, aplikacja księgowa umożliwia automatyzację i przyspieszenie wielu, wcześniej wspomnianych, procesów księgowych.

 

Fakturowanie elektroniczne – sposób na łatwe dokumentowanie przychodów

Większa pewność prawidłowego wystawienia faktury, łatwy dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, oszczędność czasu, a także redukcja kosztów – na takie korzyści mogą liczyć przedsiębiorcy, którzy wykorzystują w swojej firmie fakturowanie elektroniczne.

Trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że korzystanie z elektronicznego wystawiania i obsługi faktur wiąże się z koniecznością pamiętania o kilku istotnych zasadach. Przede wszystkim każda faktura dokumentująca sprzedaż musi być zapisana w programie – mowa tutaj zarówno o dokumentach wystawianych za jego pośrednictwem, jak i tych, które są do niego osobno wprowadzane. Co więcej, nie można również zapominać, że dany przychód powinien być rozliczony w dacie dostarczenia produktów bądź zrealizowania usługi. Jeśli dojdzie do tego później niż w terminie wystawienia faktury lub otrzymania płatności, niezbędne będzie dokonanie odpowiednich korekt, a nawet – zapłata odsetek.

Rozliczenie miesiąca księgowego w jednoosobowej działalności gospodarczej.

Dla przedsiębiorcy, który prowadzi księgowość samodzielnie, ważnym momentem jest zwłaszcza dzień rozliczenia danego miesiąca lub kwartału. Wówczas musi on zadbać o wykonanie kilku czynności, które pozwolą prawidłowo rozliczyć się z urzędami. Należą do nich:

  • wprowadzanie do programu wszystkich kosztów;
  • wydrukowanie księgi przychodów i rozchodów;
  • zapłata podatków;
  • odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy (nie później niż do 20. dnia kolejnego miesiąca);
  • opłacenie składki ZUS (nie później niż do 10. dnia kolejnego miesiąca, o ile przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników);
  • odprowadzenie podatku VAT i złożenie deklaracji podatku VAT-7 (nie później niż do 25. dnia kolejnego miesiąca).

 

Rozliczenie danego kwartału bądź miesiąca można przeprowadzić właściwie w dowolnym dniu, poprzedzającym termin zapłaty zaliczki na podatek dochodowy – upływa on 20. dnia miesiąca następującego po rozliczanym okresie.

 Co jeszcze warto wiedzieć?

W przypadku niewielkiej i niezbyt skomplikowanej działalności gospodarczej, prowadzenie księgowości naprawdę nie będzie trudne. W tym kontekście ważny jest jednak wybór dobrego programu księgowego, który zapewni łatwe i wygodne załatwianie wszelkich spraw księgowo-finansowych firmy.

Te osoby, które mimo wszystko nie chcą zajmować się kwestiami księgowymi samodzielnie, mogą skorzystać z pomocy internetowego biura rachunkowego. Takie rozwiązanie jest stosunkowo niedrogie (kosztuje nie więcej niż kilkaset złotych miesięcznie), a przy tym zdejmuje z przedsiębiorcy ciężar odpowiedzialności za prawidłowe rozliczenia z urzędami.